Guide d’intégration HubSpot

1. Avant de commencer

Trois éléments sont nécessaires avant de vous connecter :

• Un compte vendeur Clareefai. Connectez-vous à l’application vendeur Clareefai. Si vous n’avez pas encore de compte, demandez un accès depuis le site Clareefai.
• L’autorisation d’installer des applications dans HubSpot. Votre utilisateur HubSpot doit être autorisé à installer des applications — généralement un Super administrateur, ou tout utilisateur disposant de cette permission.
• Des contacts HubSpot avec une adresse e-mail. Clareefai identifie les promoteurs par leur adresse e-mail : les contacts qui n’en ont pas ne peuvent pas être importés.

2. Connecter HubSpot

La connexion prend environ une minute. Rien à configurer, aucune clé d’API à copier, aucun code à installer.

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   Ouvrez Import CRM

   Dans l’application vendeur Clareefai, allez dans Promoteurs, puis Import CRM.

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   Choisissez HubSpot

   Sélectionnez la carte HubSpot parmi les sources d’import disponibles.

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   Autorisez l’accès

   Cliquez sur Se connecter à HubSpot. Vous êtes redirigé vers HubSpot, où vous choisissez le compte à connecter et examinez les autorisations demandées par Clareefai.

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   Confirmez

   Après votre approbation, HubSpot vous renvoie vers Clareefai. La page affiche alors Connecté à HubSpot ainsi que votre ID Hub.

Application vendeur : vendor.clareefai.com

3. Les autorisations expliquées

Clareefai demande deux groupes d’autorisations. Seul le groupe obligatoire est nécessaire pour établir la connexion. Le groupe facultatif active les déclencheurs de workflow basés sur les deals. Vous pouvez le refuser, la connexion fonctionnera quand même. Clareefai n’écrit jamais dans HubSpot.

4. Importer des contacts comme promoteurs

L’assistant d’import se déroule en six étapes. Rien n’est enregistré dans Clareefai avant la dernière, vous pouvez donc abandonner à tout moment.

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   Source

   Choisissez HubSpot comme source d’import.

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   Connexion

   Connectez votre compte HubSpot, ou passez directement à la suite si vous êtes déjà connecté.

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   Sélection

   Cliquez sur Récupérer les contacts et continuer pour charger vos contacts dans un tableau consultable. Recherchez ou triez par nom, e-mail, entreprise, poste, étape du cycle de vie ou téléphone, ajustez le nombre de lignes affichées et cochez exactement les contacts souhaités.

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   Mappage

   Vos champs HubSpot sont associés automatiquement aux champs Clareefai. Vérifiez ce mappage et ajustez ce que vous souhaitez.

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   Vérification

   Contrôlez le nombre d’enregistrements valides et les éventuelles anomalies avant de valider.

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   Terminé

   Cliquez sur Enregistrer les contacts. Votre sélection est importée et apparaît dans Promoteurs.

Les contacts que vous ne pourrez pas sélectionner

• Aucune adresse e-mail. Clareefai identifie les promoteurs par e-mail : ces lignes ne peuvent pas être importées.
• Déjà importé. Le contact est déjà présent dans Clareefai. C’est ce qui empêche les imports répétés de créer des doublons.

• Chaque enregistrement importé porte un badge HubSpot dans votre liste de promoteurs : vous savez toujours d’où il vient.

• Les sélections volumineuses sont importées par lots automatiquement — vous n’avez jamais besoin de les découper vous-même.

• Une récupération charge jusqu’à 5 000 contacts. Si votre compte en contient davantage, utilisez la recherche pour cibler les personnes qui vous intéressent.

5. Lancer des workflows lorsqu’un deal est gagné

Laissez votre pipeline piloter l’advocacy. Lorsqu’un deal atteint l’étape choisie, un workflow Clareefai peut lancer automatiquement une action d’advocacy pour le contact associé, par exemple une demande d’avis ou une enquête de satisfaction.

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   Créez un workflow

   Allez dans Automatisations dans l’application vendeur et créez un nouveau workflow.

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   Choisissez le déclencheur HubSpot

   Sélectionnez le déclencheur Un enregistrement CRM change. Choisissez HubSpot comme CRM, Deal comme type d’enregistrement, puis le changement qui doit lancer le workflow, par exemple Est gagné. Les étapes et pipelines sont lus en direct depuis votre compte HubSpot.

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   Ajoutez des actions et activez

   Ajoutez les actions souhaitées, par exemple une demande d’avis ou une enquête, puis cliquez sur Activer.

Comment ça fonctionne

• Les vérifications n’ont lieu que lorsqu’un workflow est actif. Clareefai vérifie périodiquement vos deals pour détecter le changement choisi, et s’arrête dès que le workflow est mis en pause ou supprimé.
• Seules les données nécessaires au déclencheur sont lues. Le nom du deal, son étape, son montant, son pipeline et le contact associé. Rien n’est conservé au-delà de ce dont l’exécution du workflow a besoin.
• Rien n’est écrit dans HubSpot. Clareefai ne crée, ne modifie et ne supprime jamais d’enregistrements HubSpot.

6. Se déconnecter

Vous pouvez déconnecter HubSpot à tout moment, directement depuis Clareefai.

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   Ouvrez Import CRM

   Allez dans Promoteurs, puis Import CRM, et sélectionnez HubSpot. L’état connecté affiche votre ID Hub.

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   Déconnectez

   Cliquez sur Déconnecter et confirmez.

Ce qui se passe à la déconnexion

• Vos identifiants HubSpot enregistrés sont supprimés de Clareefai immédiatement.
• Les contacts déjà importés restent dans Clareefai — ce sont vos données, la déconnexion ne les supprime pas.
• Les workflows actifs avec un déclencheur HubSpot cessent de surveiller votre CRM, et reprennent lorsque vous vous reconnectez.
• Vous pouvez vous reconnecter à tout moment ; les autorisations vous seront redemandées.
• Vous pouvez aussi retirer Clareefai depuis les paramètres des applications connectées dans HubSpot, avec le même effet.

7. Résolution des problèmes

Clareefai indique que HubSpot n’est pas connecté alors que je l’ai connecté.

La connexion a été supprimée du côté HubSpot — l’application a été désinstallée ou son accès révoqué. Reconnectez-vous depuis Promoteurs, puis Import CRM.

Une fonctionnalité est indisponible, ou une action me demande de me reconnecter.

L’autorisation facultative dont dépend cette fonctionnalité a été refusée lors de l’autorisation. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous en l’approuvant sur l’écran HubSpot.

Je ne peux pas sélectionner un contact dans le tableau d’import.

Le contact n’a pas d’adresse e-mail, ou il a déjà été importé dans Clareefai. Les deux cas sont indiqués directement sur la ligne.

Tous mes contacts n’apparaissent pas dans le tableau.

Une récupération charge jusqu’à 5 000 contacts. Si votre compte en contient davantage, utilisez la recherche pour trouver les personnes précises à importer.

Mon workflow n’a pas démarré lorsque le deal a été gagné.

Vérifiez que le workflow est actif, que le deal a un contact associé et que les autorisations facultatives sur les deals ont été accordées lors de la connexion. Les vérifications ont lieu toutes les quelques minutes : prévoyez un court délai. L’exécution et son résultat apparaissent dans Automatisations, puis Exécutions.

8. Assistance

Toujours bloqué, ou vous souhaitez une fonctionnalité que l’intégration ne propose pas encore ? Nous répondons à chaque message et lisons chaque demande.